Le funzioni seguono il lavoro reale
Le funzioni di ManutIA seguono il lavoro dall'arrivo della segnalazione fino allo storico e all'analisi.
Far entrare il lavoro
Il problema non è registrare una segnalazione: è che venga registrata da chi non ha tempo di registrarla.
Segnalazioni da WhatsApp
Il personale scrive nel gruppo che usa già. I messaggi arrivano su un ingresso firmato e vengono attribuiti alla struttura dal canale da cui entrano, mai da quello che c'è scritto dentro.
Gruppi autorizzati uno per uno
Nel flusso operativo entrano solo i gruppi che la struttura ha autorizzato, e ognuno può essere legato a un'area diversa.
Riconosce come si scrive davvero
«Non funziona», «perde acqua», «vado io», «fatto»: i modi ricorrenti dell'italiano di lavoro sono riconosciuti da regole, prima che intervenga qualunque modello.
Modello solo dove serve, con validatore
Quando le regole non bastano interviene un modello semantico, e la sua proposta passa da un validatore prima di poter diventare un'attività.
Pagina di validazione
Le proposte incerte si accettano o si correggono a mano, con il motivo dell'incertezza scritto accanto.
Inserimento manuale
Chi lavora dall'applicazione apre un'attività dal modulo, con gli stessi campi.
Sapere di quale posto si parla
«Rosa 28» deve voler dire una cosa sola, e deve volerla dire senza che nessuno la spieghi ogni volta.
Risorse gerarchiche
Edificio → piano → camera, oppure viale → piazzola. La stessa forma regge due mondi, e nessuno dei due è privilegiato.
Tipi di risorsa configurabili
Camera, piazzola, casa mobile, appartamento, area comune, attrezzatura: li decide chi configura la struttura, non chi ha scritto il codice.
Alias, come le chiama il personale
«R28», «rosa28», «la 28 di rosa». Valgono solo dentro la struttura: lo stesso alias altrove significa un'altra cosa, ed è giusto così.
Aree comuni
Piscina, bagni, reception, parcheggi: distinte dalle unità in cui alloggia un ospite, perché le domande che ci si fa sopra sono diverse.
Aree operative e tipi di intervento
Elettrico, idraulico, giardinaggio, climatizzazione: l'elenco è della struttura, e serve sia a instradare sia a leggere i numeri dopo.
Far girare il lavoro
Un'attività è utile quando qualcuno se la prende e si vede che se l'è presa.
Stati e priorità
Da fare, in corso, completata, in pausa, annullata. Priorità da bassa a urgente. Il ritardo si vede senza doverlo cercare.
Presa in carico
Dall'applicazione con un tocco, oppure dal gruppo WhatsApp rispondendo alla segnalazione con «vado io». Il risultato è lo stesso e lo storico lo registra allo stesso modo. La risposta serve: senza, non si saprebbe su quale lavoro.
Assegnazione a più persone
Un lavoro che ne richiede due è un lavoro con due nomi, non due attività quasi uguali.
Intervento provvisorio
Il guasto rimediato sul momento si segna come tale: l'attività resta in corso e in elenco finché non viene risolta per davvero, e nessuno se la dimentica.
Commenti
Sulla scheda, con l'indicazione se sono arrivati dall'applicazione o dal gruppo.
Attività da seguire
Chi vuole essere aggiornato su un lavoro che non è suo lo segue, e lo ritrova in un elenco a parte.
Ricerca e filtri
Per titolo, dettagli o persona; e per stato, area, tipo, priorità, risorsa e periodo.
Programmate ciò che torna
Caldaie, filtri, estintori: le manutenzioni ricorrenti si generano da sole e arrivano in elenco quando è il momento.
Manutenzioni programmate
Con cadenza, finestra oraria, tipo di intervento e risorsa. Generano attività vere, che finiscono nell'elenco insieme a tutte le altre.
Calendario
Il lavoro previsto e quello aperto, nella stessa vista.
Avvisi dentro l'applicazione
Gli aggiornamenti che riguardano il proprio lavoro sono disponibili direttamente nell'applicazione: chi entra vede subito che cosa è cambiato.
Capire, a stagione finita
Le decisioni sull'anno prossimo si prendono su qualcosa di scritto, o si prendono a memoria.
Analisi
Attività per stato, area, tipo e periodo, con i tempi di chiusura.
Analisi avanzata
Le risorse che tornano più spesso, le aree che assorbono più lavoro, gli andamenti nel tempo.
Resoconti
Il lavoro raccontato giorno per giorno, con esportazione in CSV pronta per Excel e per gli strumenti che usate già.
Storico di ogni attività
Chi ha aperto, chi ha preso in carico, che cosa è stato scritto, da quale canale, quando. Non si cancella.
Chi fa che cosa
In una struttura ricettiva le persone cambiano ogni stagione: i permessi devono essere una configurazione, non una consuetudine.
Ruoli
Dall'amministratore della struttura all'operatore che vede solo il proprio lavoro. I permessi sono per ruolo, non per persona.
Perimetro
Una persona può lavorare su più strutture con un accesso solo, e vedere di ciascuna soltanto quello che le compete.
Competenze
Che lavori sa fare una persona. Serve a chi assegna: la domanda non è chi c'è, è chi sa metterci le mani.
Password e recupero
Password provvisoria alla creazione, cambio obbligatorio al primo accesso, recupero via email con collegamento a scadenza.
La continuità del lavoro
Il lavoro già organizzato in ManutIA resta a disposizione della squadra, sempre.
Dati separati per struttura
Ogni struttura utilizza una base dati separata per costruzione, con i propri dati e le proprie copie di sicurezza dentro il suo perimetro.
Copie di sicurezza verificate
Ogni copia viene validata con una prova di ripristino: riaperta, controllata e contata. Il ripristino avviene di fianco, mai sopra una struttura che sta lavorando.
Indipendenza dai servizi esterni
Attività, calendario e storico restano disponibili indipendentemente dai servizi esterni: il lavoro già organizzato continua a essere accessibile alla squadra.
Tracciabilità
Ogni passaggio ha un'origine dichiarata: web, gruppo WhatsApp, validazione, importazione, sistema.
Quello che ci chiedono più spesso
Dirlo prima costa meno che spiegarlo dopo.
ManutIA gestisce anche magazzino e ricambi?
No. ManutIA è concentrato sulla gestione operativa degli interventi e non sostituisce un gestionale di magazzino, ricambi e fornitori.
Dove si vedono gli aggiornamenti?
Dentro l'applicazione, dove il lavoro è organizzato, e nel gruppo WhatsApp che il personale guarda già: sono i due posti in cui la squadra sta comunque.
Che cosa serve per usare ManutIA?
Chi segnala usa WhatsApp, che ha già. Chi coordina e chi interviene aprono un indirizzo dal browser: l'interfaccia è pensata per il telefono e funziona anche da computer.
Come si accede a ManutIA?
Con utenza e password, e con i ruoli e i perimetri configurati per ciascuna struttura: ognuno vede le strutture su cui lavora e può fare quello che il suo ruolo prevede.
Come si presenta
Immagini prodotte dall'applicazione con un comando, da una struttura demo con nomi inventati.
Dal gruppo alla scheda
Il messaggio scritto nel gruppo di lavoro, e l'attività che ManutIA ne ha aperto: risorsa, area e tipo di intervento ricavati dalla frase. Nessuno ha reinserito niente.
La giornata, appena si entra
Che cosa è da fare adesso, che cosa è stato rimandato, che cosa si è già chiuso oggi. Prima di qualunque menu.
Le attività, filtrate come serve
Periodo, area e tipo di intervento nel pannello a sinistra; stato, priorità e chi ci lavora su ogni riga. I filtri sono quelli che si usano tutti i giorni, non tutti quelli possibili.
La scheda di un'attività
Risorsa, area, scadenza, chi ci lavora, i commenti e tutto lo storico dei passaggi, con il segno di quali sono arrivati dal gruppo.
Le risorse della struttura
Piazzole, alloggi, vie, attrezzature e aree comuni, ognuna con il codice e la tipologia con cui il personale la chiama.
Il calendario del lavoro
Quello che c'è da fare, quando. Le programmate compaiono qui insieme al resto.
Le manutenzioni programmate
Ricorrenze con la loro cadenza, il periodo in cui valgono e quante attività hanno già generato. Finiscono nell'elenco come le altre.
I numeri della stagione
Quante ne entrano, quante se ne chiudono, quanto ci si mette a prenderle in carico e quante sono nate da WhatsApp. Costruiti sui dati della struttura, non su stime.
Chi ha lavorato, e a che cosa
I lavori raccontati nel gruppo, raccolti per giornata e per tipo. Non sono le attività chiuse: sono le cose fatte che nessuno aveva chiesto per iscritto.
Chi c'è, e che cosa può fare
Operatori, responsabili di area, chi amministra e chi guarda soltanto. Il ruolo decide che cosa si vede e che cosa si può cambiare.
Il canale WhatsApp, sotto controllo
Solo i gruppi autorizzati, uno per uno, producono attività. Di quello che passa negli altri non resta niente.
La stessa vista, in giro per la struttura
Chi coordina non resta alla scrivania: l'elenco, i filtri e lo stato di ogni lavoro stanno anche sul telefono.
La scheda, in mano
Chi interviene apre l'attività dove si trova: gli stessi campi, lo stesso storico, gli stessi pulsanti per farla avanzare.
Avete un flusso particolare? Parliamone
Raccontateci come lavorate: vediamo insieme come configurare ManutIA sulla vostra organizzazione.